Для многих, кто работает в корпоративной среде, деловые встречи равносильны пыткам. Будто чёрные дыры, которые засасывают в себя продуктивность и сосредоточенность работников, деловые встречи могут разрушить все ваши планы и знатно подпортить настроение, что никак не идёт на пользу вашей компании.
В то же время, когда речь идёт о стартапах, деловые встречи могут быть более весёлыми, захватывающими, креативными и вдохновляющими, нежели скучными и удручающими. Этот вопрос очень важен для жизни любого стартапа, ведь лишь вам остаётся выбирать, какое влияние будет у деловых встреч на ваш бизнес.
Как понять, что ваши деловые встречи оказывают негативное влияние на развитие стартапа в целом?
Так как же выглядят деловые встречи, которые лишь вредят развитию стартапа? Думаю, что у многих в голове промелькнули подобные фразы: отсутствие целей, неорганизованность, и, что самое ужасное — аудитория, где никто среди присутствующих не имеет сил принять реальное и значимое решение.
Без примера никак не обойтись. Был паренёк, которого звали Себастьян. Работал Себастьян в Австралии, в компании по разработке ПО, «за рулём» которой находились шведы. Работал Себастьяна на должности специалиста по конфигурациям (configuration specialist), а в самой компании работало около 300 человек.
Забавно то, что среди этих 300-та человек было 70 проджект менеджеров и всего 30 разработчиков. Чтобы воодушевить работников компании, директор решил привлечь одного из проджект менеджеров (допустим, что его звали Дэниал), который приложил руку к созданию такого успешного проекта, как Spotify. Дэн должен был донести до всех работников преимущество в использовании гибкой методологии разработки.
Во время одного из своих выступлений Дэниал попросил поднять руку тех, кто занимается разработкой программной части проектов. Картина была невероятная — среди океана голов не было ни одной поднятой руки. Весело, конечно, если бы всё было не так грустно… На этом мероприятии было очень много «лидеров», но в то же время не было и хотя бы одного человека, который бы следовал за этими лидерами. А ведь именно те, кто «следуют», занимаются реализацией главных идей и концепций проекта, поэтому можно с уверенностью утверждать, что без них не было бы проекта вовсе.
После этого казуса последующие встречи с Дэном были всё более и более нудными. Иногда на этих мероприятиях вообще не было разработчиков, иногда приходило парочку, но они будто и сами не знали, зачем пришли. Постепенно, дела у этой компании ухудшались, работники вели себя всё более некультурно на деловых встречах — кто-то делал вид, что засыпал, кто-то демонстративно уходил, а кто-то вообще и не присутствовал. Поразмыслив, Себастьян понял, что пришло время покинуть компанию, ведь она превратилась в «тонущее судно». Совсем вскоре после ухода он основал свой собственный стартап под названием Ora Organic.
У Себастьяна уже был личный опыт и пример того, как выглядят не очень удачные деловые встречи. Он надеялся, что у его стартапа Ora Organic всё будет совершенно иначе. Себастьян сделал все необходимое (по его мнению): дал своим сотрудникам достаточно времени и возможностей, чтобы стать ближе; нашёл экспертов, которые действительно заинтересованы в работе; более того, Себастьян думал, что нашёл людей, которые готовы и хотят принимать новые решения, хотят менять и меняться самим. Но, спустя время, он понял, что и его стартап зашёл в тупик. Опять во время деловых встреч всё проходило не самым лучшим образом… Вот что не нравилось Себастьяну:
- Во время каждого начала деловой встречи кто-то обязательно сказал бы: «Ну что, кто хочет начать?»
- Если никто не брал инициативу в свои руки и не вёл разговор в нужное русло, все начинали обсуждать неважные для стартапа вопросы. К примеру, чаще всего темой для обсуждения являлся какой-то новый стартап, который добился маломальского успеха.
- Взглянув в блокнот любого из присутствующих на встрече, Себастьян не мог там найти ничего ценного. Там были либо интуитивно ясные каждому утверждения, которые даже не требовали необходимости быть записанными, либо неаккуратные записи, которые даже их автор не смог бы разобрать в будущем — что одно, что другое, не несёт никакой информационной ценности.
- Каждая встреча заканчивалась без явных указаний к действиям. Никто не обсуждал, каковым будет следующий шаг.
- Покидая встречу, все были более уставшими и раздражёнными, чем до её начала.
Когда вы проводите деловые встречи в рамках быстро развивающегося стартапа, структура подобного мероприятия может отойти на задний план. Может быть очень трудно объяснить всем членам подобной встречи причину и необходимость проведения этой самой встречи.
Именно по этой причине важно понимать, почему деловые встречи так часто получаются неудачными, как этого можно избежать. Вот причины, которые нашёл Себастьян, после своего дважды неудачного опыта:
1. Отсутствие краткого содержания мероприятия
Каждый человек хочет понимать, зачем он находится в том или ином месте. Особенно, когда человек приходит на деловую встречу. Заранее продумайте ответ на подобные вопросы — дайте понять каждому зрителю, зачем он пришёл на ваше мероприятие, что вы от него хотите и почему ему следует внимательно вас слушать. Такие важные моменты и отличают организованные мероприятия, на которых интересно присутствовать, от занудных посиделок.
2. Никто намеренно не хочет обсуждать темы, которые находятся на повестке дня
Как говорилось выше, не имея чёткой темы для обсуждения, люди и так начнут обсуждать последние новости. Именно поэтому так важно систематично обсуждать темы, которые находятся на повестке дня, но и так же важны для вашего стартапа. Таким образом, вы все время держите своих людей в курсе последних новостей, обсуждаете важные решения и новости, которые так же могут помочь вашему стартапу, отводите чёткое количество времени на разговоры, следствием чего является сосредоточенность и сильная мотивация всей команды. Смотря на успех других людей, умный человек непроизвольно мотивирует себя на достижение не меньшего успеха, а глупый просто начинает завидовать.
3. Организатор встречи не придумал чётких целей и основную идею (тезис)
Хороший организатор встреч должен убедиться, что каждый участник мероприятия заинтересован в том, чтобы внимательно следить за ходом всей встречи. Все участники должны работать вместе ради достижения общей, благой цели. Иными словами, организаторы встреч должны всегда держать в голове проблемы и пути их решения, важные темы для обсуждения с работниками компании. В конце концов, хороший организатор должен гарантировать всем участникам мероприятия, что они не потратят своё время зря, прийдя на это самое мероприятие.
4. Устаревший подход к созданию заметок, который не подойдёт каждому
Подобное утверждение было сделано на основании исследований. Многие люди просто не знают, как эффективно делать заметки, когда перед ними находится чистый лист. Facebook даже разработали специальный шаблон, который может помочь каждому справиться с подобной проблемой. Создавая заметки правильным образом, вам будет проще вспоминать ход деловой встречи, находить в своей голове суть. Более того, если человек сделал действительно хорошие заметки, он может поделиться ними даже с теми людьми, кого не было на встрече — им будет ясен хотя бы лейтмотив всего мероприятия.
5. Ведущий (организатор) деловой встречи находится в упадке своих сил
В одной из статей от Forbes, доктор по имени Бретт Стинбарджер, который работает в университете SUNY Upstate Medical, заявил, что энергетический настрой человека является ключевой характеристикой, когда речь идёт о его возможностях, как лидера. Именно поэтому, если ведущий любого мероприятия сам же не заинтересован в нём, либо находится в упадке своих сил, аудитория будет чувствовать себя так же. Думаю, многие это замечали. Разве интересно слушать лектора, который что-то монотонно бубнит себе под нос? Точно так же и на деловой встрече никто не будет вслушиваться в слова человека, который не полон энергии и энтузиазма.
6. На встрече нет людей, которые готовы принимать решения
Как однажды написали редакторы компании McKinsey & Company: «Первым шагом к организации успешной деловой встречи является осознание того, что у каждого на этой встрече есть чётко определённая роль». Отталкиваясь от этого утверждения, организатор деловой встречи должен задать себе вопрос: «Будут ли на встрече присутствовать такие люди, которые готовы принимать решения? Более того, таким людям нужно уметь не только принимать решения в трудный момент, а ещё и нести ответственность за последствия». Если ответ отрицательный, то вернитесь на шаг назад, к этапу планировки самого мероприятия. Иначе, очень велик риск того, что как бы вы не старались, деловая встреча будет провальной.
Положите конец неудачным деловым встречам
Уже существует очень много теорий и методик на тему того, как наиболее эффективным путём получить максимальную отдачу от группы во время обсуждений за минимальный срок времени. Тем не менее, многим необходимо более практическое решение. Нам нужна организация таких деловых встреч, которых достойны стартапы 21-го века.
1. Виды встреч
У каждой встречи есть своя цель. Следует, есть смысл выделить отдельные виды встреч, которые понадобится вам организовать в той или иной ситуации. Я выделил 5 видов встреч, которые вы можете чаще всего использовать на ежедневной основе:
- Обновление в компании — какое название, такой и смысл. На подобного рода встрече вы поделитесь со своими сотрудниками новостями о нововведениях в рамках целой компании, или же в каком-то её отделе. Подобные встречи должны быть весёлыми и полными положительной энергии — работникам следует быть сфокусированными на победах! (Рекомендуемая длительность: от 10 до 15 минут)
- Обновление проекта — почти то же самое, что и обновление в компании, только более узкоспециализированное и сфокусированное на развитии конкретного проекта. Всё просто — отрываете людей от их работы, чтобы донести до них что-то важное и ценное. Говорить нужно по факту, но не занудно. (Рекомендуемая длительность: от 15 до 20 минут)
- Сессия планирования — знакомая каждому форма встречи, во время которой планируется дальнейшее развитие проекта, объявляются важные для проекта события и цели, распределяются новые роли между членами команды. Сильный, энергичный лидер является ключом к успеху мероприятия подобного рода, поэтому можете даже не организовывать такую встречу без подходящего ведущего. (Рекомендуемая длительность: от 30 до 60 минут)
- Презентация — встреча, которую все так не любят и сторонятся. Тем не менее, создание хорошего фундамента для презентации и качественные ответы на вопросы аудитории могут превратить скучную встречу на что-то действительно увлекающее и запоминающееся. (Рекомендуемая длительность: от 20 до 30 минут + от 5 до 10 минут для ответов на вопросы аудитории)
- Совместная разработка — пожалуй, одна из самых креативных и интересных форм встреч. Вы собираете маленькую группу единомышленников, которые готовы помочь вам в создании нового проекта, или же решении каких-то проблем. Как мне кажется, работа в окружении таких же увлечённых людей, как вы, приносит наибольшее удовольствие. (Рекомендуемая длительность: от 30 до 60 минут)
2. Что должно быть в кратком содержании вашего мероприятия?
Вернувшись к пункту, о котором я говорил выше, очень важно создать определённый перечень требований к краткому содержанию вашего мероприятия. Я считаю, что в кратком содержании мероприятия нужно указать такую информацию:
- Основные темы, которые будут подниматься по ходу встречи
- Имя и самая важная информация о ведущем мероприятия
- Список чётких целей, которые будут ясны каждому после прослушивания вашего мероприятия
У любого хорошего мероприятия есть цель. Даже если вы не упомянули об этих целях в кратком содержании мероприятия, вы должны постепенно озвучить каждую из них во время своего выступления. Кстати, если вы по ходу выступления немного сбились и отошли от темы, вы можете корректировать свой рассказ, «ориентируясь» на целях, которые постоянно крутятся у вас в голове — даже в стрессовой ситуации вам их точно не удастся забыть.
Хотите увидеть пример корректно созданного краткого содержания мероприятия? Пожалуйста!
Легко сказать, но трудно сделать
Создание определённой структуры и порядка в жизни вашего стартапа — очень непростое дело. Многие нововведения могут показаться другим людям слишком строгими, глупыми и попросту необходимыми. И это нормально, ведь для всего нужно время. Главное — не менять направление вектора своего развития.
Стремитесь к лучшему. Поверьте, со временем вы будете вдохновлять и других людей на достижение успеха. Просто немного подождите и не теряйте собственное усердие.
----------------------------------
Уникальность
Автор: Kaneki
Авторские права на статью принадлежат mmgp.com
