Каким образом вы держите организованность собственной жизни на должном уровне?
Многие предприниматели предпочитают держать контроль над своей жизнью при помощи списка дел. Одним из них является Ричард Брэнсон. Другие же, как и Кевин Круз, предпочитают использовать календарь для организации своих дел. Так какой же подход к организации собственной жизни лучше?
Преимущества и недостатки списка дел
«Всю свою жизнь я создавал списки. Списки продуктов, которые нужно купить в супермаркете, списки людей, которых мне нужно обзвонить, списки идей, списки целей и желаний — буквально вся моя жизнь состоит из списков. Я так же создаю списки тем, о которых я должен упомянуть в своём блоге, списки твитов для публикации, и, конечно же, списки дел и планов. Каждый день я работаю со списками. Завершая каждый новый пункт имеющихся списков, мои идеи приобретают новую форму, а планы двигаются только вперёд» - говорит Ричард Брэнсон.
Списки дел так же могут помочь вашему мозгу, основываясь на данных фактах:
- Исследования показали, что ученики, которые делают заметки по ходу своего обучения, лучше других усваивают новый материал и находят суть в груде информации. По сути, эти заметки можно воспринимать, как списки
- Списки дел превращают ваши абстрактные цели в конкретные действия
- Списки дел придают вашей жизни определённую организованность и последовательность, что позволит вам лучше разбивать большие объёмы работы на более мелкие - это сделает вашу рабочую жизнь ощутимо проще
- Списки дел могут помочь вам расставлять приоритеты своих дел, а так же относиться более ответственно к своим действиям
- Основываясь на списке своих дел, вы можете оценить, какую часть своей работы можно делегировать кому-то другому
- Благодаря списку дел вы можете избавить себя от лишнего стресса, ведь вы будете способны следить за собственным прогрессом
- Как бы это странно не звучало, но вычёркивание дела из списка после его завершения будет приносить вам столько удовольствия, что у вас появится мотивация завершить ещё одно дело
В то же время, многие люди не верят в эффективность списков дел, ведь:
- Большинство людей не знают, как правильно выставить приоритет дел в своём списке
- Объёмные списки дел могут перегрузить человека до такой степени, что он вовсе будет лишён какого-либо желания начинать выполнение своей работы
- Иногда нам кажется, что мы добавили слишком много дел в свой список, после чего мы их вычёркиваем из этого самого списка
- Очень легко перемешать в списке своих дел задания личного и профессионального характера, что тоже не совсем правильно с точки зрения организации работы
Если вы считаете, что списки дел могут вам помочь, вот несколько фактов, которые должны ещё сильнее вас убедить в правильности подобных мыслей:
- У вас нет чёткого дедлайна. Согласитесь ведь, что большинство заданий, которые стоят перед человеком, не имеют явной привязки ко времени. Именно поэтому, если у вас имеется подобное дело, вам следует внести его в свой список дел, а не в календарь.
- У вас есть деятельность, которая занимает не много времени. Редко люди отмечают в своих календарях дела, на выполнение которых необходимо потратить всего пару минут. Вместо этого, лучше использовать список дел.
- Возможность легко группировать информацию в зависимости от различных критериев. Иногда наш мозг загружен настолько сильно, что нам трудно каждый раз находить связь между различными идеями и утверждениями. В такие моменты вам может пригодиться список дел, ведь в нём вы можете группировать информацию в зависимости от различных критериев, что не будет лишний раз перегружать ваш мозг.
Преимущества и недостатки календарей
После того, как Кевин Круз взял интервью более чем у двухсот успешных людей, среди которых были миллиардеры, победители Олимпийских игр, гении и предприниматели, он пришёл к выводу, что большинство успешных людей вовсе не использует списки дел. Вот что Кевин сказал на этот счёт в одном из интервью для Forbes:
Даниэль Марковиц так же не верит в эффективность списков дел. Как он объяснил в своём интервью для Harvard Business Review, списки дел могут привести вас к неудачам и фрустрации, по причине:
Парадокса выбора. Список дел даёт нам слишком много вариантов выбора, что может буквально парализовать нас. Календарь же, в свою очередь, ограничивает нас в плане выбора, что может помочь нам принимать решения быстрее.
Отсутствия разграничений между лёгкими и трудными заданиями. Когда у вас есть список, который содержит в себе как лёгкие, так и более трудные задания, вы, конечно же, будете выбирать более лёгкий для себя вариант. Такова природа человека — от неё никуда не деться.
Разного приоритета у каждого из дел. У каждого дела есть свой приоритет. Именно поэтому, мы вначале решаем проблемы с наивысшим приоритетом. Задачи же с более низком приоритетом мы «откладываем в чёрный ящик» до тех пор, пока до них не дойдут руки. А этот момент настанет тогда, когда изменится приоритет дела. Вот вам и замкнутый круг.
Недостатка контекста дела. Список дел не содержит в себе столь необходимый контекст дела, который может подсказать вам, над чем именно нужно поработать.
Отсутствия ограниченности и доли обязанности. В конце концов, списки дел не ограничивают вас во времени. Этот факт даёт вам возможность выбирать более простые задания, нежели более важные, срочные и необходимые для выполнения.
Основываясь на этих фактах, Марковиц предлагает вам жить по календарю. Это не означает, что вам нужно уничтожить уже имеющиеся списки дел. Просто возьмите их содержимое, оцените время выполнения того или иного задания, и перенесите по пункту в свой календарь.
Как написала Кайла Слоан в одном из своих постов сервиса Calendar, в использовании этой платформы есть такие преимущества:
- Возможность управлять своими календарями на различных устройствах
- Возможность планировать различные встречи
- Возможность устанавливать напоминалки о различных событиях
- Возможность чётко ограничивать выполнение каждого из своих дел по времени, что придаёт вам больше контроля над собственной жизнью
- Возможность планировать регулярные события, такие как еженедельные встречи со своей командой
Имея больше контроля над своими планами, вы избегаете собственного перегорания. Прежде чем назначать себе новые дела и планы, вы будете их согласовывать со своим календарём. Как не крутите, но календарь даёт вам лишь дополнительный контроль над своей деловой жизнью.
С другой же стороны, Франсиско Саез, основатель и генеральный директор компании FacileThings, утверждает, что вам не стоит использовать календарь вместо списка дел по таким причинам:
- Вы можете не знать заранее, сколько времени у вас займёт выполнение того или иного дела
- Используя календарь, вы можете испытывать чувство фрустрации из-за не завершения всех запланированных вами дел
- Вам придётся регулярно обновлять свой календарь
- Календарь всегда привязан ко времени, поэтому вы будете испытывать достаточно много стресса
- Ведя календарь, вы видите лишь список сегодняшних дней, не имея понятия, что будет в будущем. Не видя «свет в конце туннеля» вы можете демотивировать самого себя
- В конце концов, живя от дедлайна к дедлайну, вы можете забыть об истинной ценности жизни
Если для вас преимущества использования календарей перевешивают недостатки, то вот несколько вещей, которые вам стоит добавить в свой календарь:
- Различные записи, встречи и события
- События, которые зависят от времени
- Регулярные дела, такие как ведение блога
Гибридный подход: а может стоит вести и список дел, и календарь?
Очень часто в жизни трудно выбрать что-то одно, поэтому иногда оптимальным решением будет использование обоих благ. Тем не менее, всегда нужно держать в голове значительные отличия между списком дел и календарём:
- Список дел лучше использовать для заданий
- Календарь лучше использовать для организации событий
Подумайте об этом. Ваши списки дел должны гарантировать выполнение всех ваших заданий и повседневных хлопот, в то время как календари помогают вам держать себя в форме и не сбиваться с пути, который вы выбрали. Организация ваших дел и времени зависит только от вас, поэтому вам нужно самому (возможно, практическим путём) определить, что же лучше вам подходит.
В общем, многие отказываются использовать календари, ведь они очень привязаны ко времени. В то же время, списки дел так же могут некоторым не подойти, ведь они не хотят жёстко привязывать свои дела ко времени. Именно поэтому вы должны найти золотую середину. Используйте каждый из инструментов тогда, когда он будет наиболее эффективен.
Подводя итог, хочется спросить у вас, что вам больше нравится использовать: список дел, календарь, или же и то, и другое? Оставляйте свой голос в опросе — ваше мнение интересно для меня.
----------------------------------
Уникальность
Автор: Kaneki
Авторские права на статью принадлежат mmgp.com
