Вам кажется, что вы всё своё время уделяете работе, но все равно не добиваетесь желаемых результатов? Поверьте, вы не единственный, кто когда-либо сталкивался с подобной проблемой. Более того, такая неприятная ситуация случалась с любым человеком, у которого были какие-либо ожидания по поводу своей работы. Эту проблему можно преодолеть, поэтому не нужно унывать!
К сожалению, многим людям не помогают различные методики тайм-менеджмента, которые, казалось бы, должны быть хорошим решением в подобной ситуации. Именно поэтому было решено написать эту статью. Избегите совершения этих 11-ти ошибок в сфере тайм-менеджмента, о существовании которых вы можете даже не подозревать. Узнайте о новых способах борьбы с неправильным управлением времени, которые могут избавить вас от этой вечной головной боли и неудовлетворённости от своей работы.
1. Отрицание того, что у вас есть проблемы с тайм-менеджментом
Нам часто хочется сказать: «Блин, как жаль, что в сутках всего 24 часа! Вот если бы у меня было больше времени, я бы успел сделать всё запланированное...» Конечно, мы никак не можем изменить то, что в сутках «всего лишь» 24 часа. Так почему же мы тратим нашу энергию и нервы на подобные мысли?
Джон Машни, известный психолог, однажды написал в своей статье для издательства Medium: «Жалобы о том, что у вас не так много времени, как вам хотелось бы, никогда не смогут дать вам больше времени. Вы говорите это лишь для того, чтобы почувствовать себя лучше. Но это наоборот вредит вам и вашей работе. Жалуясь о нехватке времени и оправдывая себя, вы не можете признать критически важную вещь — у вас есть определённые проблемы с тайм-менеджментом».
Перестаньте говорить, что у вас недостаточно времени для реализации всех своих планов. Вместо этого, признайте, что вам нужно улучшить свои умения в тайм-менеджменте, найти свои ошибки, а так же попробовать новые техники, которые могли бы вам действительно помочь.
2. Пренебрежительное отношение к планировани своего дня
Чёнсе Маддох, автор издательства Calendar, предлагает экономить наше время и энергию путём ответственного планирования своего графика и регулярного использования методики «мозгового штурма». Она пишет: «Очень важно правильно планировать свой день с целью получения максимальной продуктивности от своей работы. Вам не нужно поминутно планировать свой график — это глупо. Попробуйте ставить перед собой ежедневные цели, среди которых были бы прочие дела, которые вам хотелось бы завершить за день. Затем, определите порядок этих дел в зависимости от их приоритета (важности) и времени, которое вам необходимо потратить на их выполнение».
Не забывайте в конце каждого своего дня подумать о завтрашнем дне. К примеру, вы можете заранее погладить свою одежду и приготовить еду, чтобы не заниматься этим утром. Пересмотрев свой график, вы укрепите себя в ментальном плане, сэкономите достаточно много времени для своей утренней деятельности, а так же освободите себя от тяготы принятия решений, находясь ограниченным в плане времени. Независимо от того, ведёте ли вы календарь, или же составляете списки дел, планирование своего дня даёт вам определённую структурированность в повседневной жизни. Таким образом, вы не будете задаваться вопросом: «А чем бы мне заняться дальше?»
3. Разрешение «срочным» делам приобретать приоритет выше, чем у «важных» дел
Умение различать «срочные» дела от «важных» является очень важным для предпринимателей. Допустим, вы идёте по улице на встречу инвесторов, как вдруг вспоминаете, что вам нужно успеть выгулять свою собаку. Что же делать в такой ситуации? Как не поддаваясь панике принять правильное решение?
В этом вопросе вам может пригодиться матрица Эйзенхауэра. Благодаря ней, вы сможете расставлять перед собой приоритеты таким образом, чтобы «срочные» дела не разрушали ваш график. Возьмите все свои дела и распределите их между четырьмя квадрантами, каждый из которых имеет свою особенность:
- Сделать в первую очередь. Это самые ответственные дела, которые вам необходимо сделать в течении сегодняшнего или завтрашнего дня
- Часть графика. Эта секция для важных, но не срочных дел, которые вы можете внести в свой график, к примеру — прогулка с собакой
- Можно делегировать другим. Если у вас есть дела, которые нужно сделать, но они не очень важны и вы можете их делегировать кому-то — поместите их в этот квадрант
- Не сейчас… У каждого есть дела, которые не имеют срочного или важного характера. Это не означает, что вам нужно забыть о них. Просто приоритет этих дел не такой высокий, чтобы они были в вашем списке дел/календаре. Поместив такие дела в этот квадрант, вы дожидаетесь подходящего момента, чтобы заняться ими.
4. Неправильное делегирование дел (или же вовсе его отсутствие)
Предприниматели славятся тем, что они полностью контролируют жизнь своего бизнеса, будто «находясь везде и всегда». Тем не менее, это не означает, что вам нужно быть задействованным в каждом процессе вашего бизнеса. Всегда контролируйте то, что происходит в рамках вашей компании, но так же не забывайте делегировать часть своей работы подходящим людям.
Если у вас нет подходящих людей, вы можете привлечь фрилансеров к выполнению определённой работы. К примеру, вы можете нанять личного помощника, который будет помогать вам в управлении вашим календарём, почтой, блогом и аккаунтами в социальных сетях. Иногда подобного рода работник даже может выполнять ваши личные указания, работать в роли рекрутёра, заниматься организацией ваших деловых поездок (бронирование билетов и жилья).
5. Убеждение в том, что вы должны просыпаться рано утром
Почитайте хотя бы несколько популярных статей о тайм-менеджменте. Одним из самых часто встречаемых советов является то, что вам стоит просыпаться рано утром. Кому-то на самом деле помогает этот совет. К примеру, вы можете использовать освободившееся время утром для корректирования своего же календаря, тренировок, приготовления здорового и полезного завтрака, чтения или же уборки по дому. Это позволит вам разгрузить для себя грядущий день/вечер. Но ведь кому-то ранний подъём утром может лишь навредить. Дело в том, что каждый человек уникален. Думаю, вы уже не раз слышали о том, что люди делятся на «сов» и «жаворонков», когда речь идёт о предпочтительном времени работы.
Не равняйтесь на других людей. Вам нужно знать свой собственный организм и его особенности. Если вы «сова», ранний утренний подъём лишь навредит вашей продуктивности. Вместо этого, учитывайте особенности своего организма. Планируйте свой день и работу таким образом, чтобы выполнение самых важных дел происходило в то время, когда у вас больше всего энергии и сосредоточенности. Это намного лучше, чем сражаться против своих же биологических часов.
6. Отсутствие определённой гибкости
Не имеет значения, насколько вы хороши в планировании — ваши планы всё равно будут временами рушиться. Именно поэтому важно, чтобы у вас и вашего календаря была определённая гибкость. К примеру, у вас весь день всё шло по плану, как вдруг сразу же после обеда вашей компании поступил звонок от важного клиента. Он сообщает вам, что возникли технические проблемы с программным обеспечением, которое ему поставляет ваша компания.
У неподготовленной команды в подобной ситуации возникнут экстренные изменения в графике, но ведь всё могло быть иначе. Многие люди планируют своё время так, чтобы во время рабочего дня у них был один свободный час. На протяжении этого часа они могут отвлечься от основной работы. Именно такого часа могло бы хватить команде, чтобы исправить появившееся проблемы у клиентов. Имея всего один свободный час, вы можете оставаться гибким, что не будет рушить ваши планы и планы вашей команды.
7. Постоянное стремление к «идеалу»
Мы все хотим делать свою работу как можно лучше, но многие часто забывают, что постоянное стремление к «идеальному» нереально. Иногда выходит, что наши усилия для становления идеальными часто приводят к излишнему давлению на других людей, повышению планки требований к ним. Поверьте — оно того не стоит.
В качестве примера можно привести Стива Джобса. Перфекционизм Стива помог ему создать одни из самых узнаваемых и революционных продуктов в мире электроники, но в то же время, этот перфекционизм замедлял разработку проектов и создавал разногласия между Джобсом и его командой. Как предприниматель, вы наверняка осознаёте, что во всём нужно знать меру — нельзя слишком надолго продлевать разработку продукта. Если вы будете откладывать на потом то, лучше будет сделать как можно раньше, появится вероятность, что ваши конкуренты смогут опередить вас.
8. Неправильно рассчитанное время выполнения задачи
У многих людей есть довольно большая погрешность в определении количества времени, которое займёт выполнение задачи. Мы думаем, что работа займёт всего-то час, а на деле выходит чуть ли не два часа. Иногда это никак не отражается на нашей работе, а иногда это в пух и прах разрушает все наши планы. В результате имеем, что дела, которые должны были быть сделанными сегодня, откладываются на завтра…
Далеко не всегда легко определить время, которое вам понадобится для завершения той или иной работы, но, обычно, это займёт больше времени, чем вам сразу же покажется. Самым лучшим вариантом будет определить практическим путём, сколько вам требуется времени на завершение дела. Буквально на протяжении недели фиксируйте, сколько времени у вас занимает ваша работа — эта информация поможет вам в будущем сэкономить очень много ресурсов, самыми главными из которых являются ваше время и здоровье (как физическое, так и ментальное).
9. Ежедневная уборка своего рабочего места
Имею ли я в веду, что вам нужно оставлять весь мусор на своём рабочем столе? Нет. А может я хотел сказать, что вам не нужно следить за порядком своих вещей (старое правило «Где взял, там и положи»)? Конечно же нет. Антисанитария и полный бардак на рабочем месте будут лишь забирать ваше время на поиски того, что никогда бы не пришлось искать, если бы у вас был порядок.
Я имею в виду, что у вас может быть лёгкий беспорядок на вашем рабочем месте. Не будьте педантом. Исследования показали, что лёгкий бардак на вашем рабочем месте олицетворяет то, что творится у вас в голове. Таким образом, этот самый беспорядок может натолкнуть вас на нахождение того решения, о котором вы так долго думали. Поэтому, если у вас нет свободного времени, не нужно удручать себя уборкой незначительного беспорядка. К примеру, вы можете отводить определённое количество времени в неделю на уборку — регулярность всегда только идёт на пользу. Я бы для этого выбрал окончание последнего дня вашей рабочей недели, ведь в именно в такое время вам не хочется заниматься чем-то тяжёлым (как в физическом, так и в умственном плане). Уборка — идеальный вариант для завершения хорошей рабочей недели.
10. Привычка работать в режиме нон-стоп
Многие люди гордятся тем, что они работают сверхурочно над своими проектами. Илон Маск, например, заявлял о том, что он временами работал по 80 часов в неделю. Но независимо от того, какая ответственность лежит на ваших плечах, каждому человеку нужен регулярный отдых. Когда вы работаете сверхурочно, вы вредите не только себе, но и окружающим вас людям. Всё бы ничего, если бы не было так больно от случаев, когда вы ненамеренно срываетесь на близких вам людей.
Вашим перерывом может быть даже банальная деситиминутная прогулка на улице. Только, учтите, что во время таких перерывов вам нужно полностью забыть о работе — отключите свой телефон и попытайтесь проветрить собственную голову. Серьёзно — заставляйте себя регулярно отдыхать, иначе вы очень быстро загоните себя в тупик. Так же, можно совмещать работу с прогулками. К примеру, если у вас запланировано собеседование по телефону, проведите его на улице. Это уж вам точно никак не навредит.
11. Отчаяние после того, как не удалось найти такую систему тайм-менеджмента, которая вам бы подходила
Не существует универсального подхода, который дал бы каждому человеку на этой планете понять ценность времени. То, что помогло одному предпринимателю, может вовсе никак вам не помочь.
Экспериментируйте с различными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая будет подходить вам наиболее всего. Конечно, подобные эксперименты будут требовать достаточно много вашего времени и усилий. Тем не менее, пока вы не научитесь эффективно использовать тайм-менеджмент, вы будете всё время сражаться с собственным графиком. Поверьте, в таком случае временные потери будут значительно больше.
-------------------------------------
Уникальность
Автор: Kaneki
Авторские права на статью принадлежат mmgp.com
