Добавлю немного конкретики к словам ТС.
GTD ваше всё. Прочитайте эту книгу. Более близкий к России вариант Тайм-менеджмент Архангельского и заметки Васи Кислого.
Заведите себе менеджер задач. Возможно он у вас есть рабочий, если вы работаете по найму, но вам нужен и личный. Все свои задачи вбейте в него. Для начала просто всё что есть в голове. Разбейте на проекты. Определите что для вас важно в данный момент. Поставьте сроки для тех задач, где эти сроки реально есть.
Теперь каждый вечер планируйте следующий день. Отмечайте что выполнили за сегодня и ставьте себе же задачи на завтра, из вашего списка.
Все, что приходит извне или вы придумываете - записывайте как задачи в папку Входящие. Вечером так же разбирайте эту папку, раскидывайте задачи по проектам и оценивайте приоритеты.
Когда у вас появятся подчиненные, вы можете распределять задачи аналогично и для них. Или можете взять более крупную систему для управления задачами, зависит от кол-ва подчиненных.
После этого - делайте те задачи, что поставили себе! Вы уже определили приоритеты - за работу! И, да, так каждый рабочий день. Отдых себе тоже планируйте, под ваш организм, для начала просто возьмите как неплохой стандарт работать 5/2, а потом выберите как вам удобно, может 2/1/3/1 или 6/1, зависит от вас.
Я советую таск трекеры Wunderlist и Asana, подойдут как и для одного, так и для небольших команд
